Kinh nghiệm chuyển văn phòng chi tiết nhất

Chuyển dọn văn phòng đến địa điểm khác là một quyết định cần thiết khi công ty thay đổi quy mô và định hướng kinh doanh. Dời đến nơi khác sẽ mở ra những cơ hội mới cho công ty.

Tuy nhiên quá trình chuyển văn phòng lại rất phức tạp, với nhiều công đoạn nhiều công việc cần làm. Do đó với công ty lần đầu chuyển văn phòng sẽ gặp rất nhiều rắc rối.

Xem thêm:

Trong bài viết này Iti.vn sẽ chia sẻ đến bạn những kinh nghiệm chuyển văn phòng hữu ích giúp việc chuyển văn phòng của bạn trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Lên kế hoạch chuyển văn phòng

Đầu tiên bạn cần phải lên một bản kế hoạch chuyển phòng chi tiết và cụ thể. Bản kế hoạch này cần có cụ thể từng công việc mà bạn cần làm và thời gian thực hiện.

Bạn phải đảm bảo bản kế hoạch có đầy đủ công việc cần làm và không bỏ sót bất cứ thứ gì. Kế hoạch khoa học đầy đủ sẽ giúp bạn biết được nên làm gì, vào lúc nào và công việc đó ai sẽ chịu trách nhiệm chính.

Phân công công việc cho từng nhân viên

Việc chuyển văn phòng là công việc của toàn thể nhân viên trong công ty do đó chúng ta cần có sự phân công công việc cụ thể cho từng nhân viên.

Trước tiên bạn cần phải chọn ra người chịu trách nhiệm chính trong việc chuyển văn phòng lần này. Người này sẽ có trách nhiệm phân công, quản lý các công việc chuyển dọn, thu mua dụng cụ đóng gói, thanh lý nội thất,…..

Tiếp theo cũng cần phân công người chịu trách nhiệm tìm hiểu liên hệ với đơn vị cho thuê xe tải chuyển văn phòng. Bạn phân công công việc càng cụ thể thì quá trình chuyển dọn văn phòng sẽ thuận lợi hơn.

Chuẩn bị dụng cụ, đồ đạc đóng gói

Khi công ty bạn quyết định tự chuyển văn phòng thì bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ, đồ đạc dùng để đóng gói, bọc lót. Các vật dụng mà bạn cần chuẩn bị như thùng carton, băng dính, giấy báo, màng PE, dây buộc,…..

Thùng carton dùng để đựng đồ, sắp xếp đồ đạc gọn gàng hơn. Tùy theo số lượng và khối lượng đồ đạc mà bạn chọn số thùng và kích thước thùng cho phù hợp.

Băng dính bản to được dùng để đóng kín các thùng tránh trường hợp rơi vỡ, trầy xước. Bên cạnh đó bạn cũng có thể tận dụng giấy báo cũ để bọc lót đồ đạc trong văn phòng. Đối với đồ đạc dễ vỡ, thiết bị điện tử bạn cần bọc màng PE để tránh trầy xước.

Phân loại và đóng gói đồ đạc

Tiếp theo bạn cần liệt kê tất cả đồ đạc mà bạn cần chuyển dọn để tránh làm thất lạc, mất mát. Chúng ta sẽ phân công việc đóng gói theo từng phòng ban, đồ đạc cá nhân của mỗi người thì sẽ tự đóng gói để không thất lạc.

Bạn nên sắp xếp, đóng gói dần các đồ đạc dễ đóng gói rồi mới đến những đồ lớn. Như vậy nó sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí và vận chuyển dễ hơn. Bạn nên sắp xếp những đồ vật thường đi chung với nhau trong 1 thùng để dễ dàng tìm kiếm, sắp xếp sau này.

Lưu ý không nên để quá nhiều đồ trong thùng vì nó sẽ làm khó di chuyển và có thể làm thùng bung ra. Ở bên ngoài thùng bạn cũng cần phải ghi chú đó là đồ đạc gì và của ai để dễ tìm kiếm và di chuyển đúng phòng ban. Những đồ dễ vỡ cần ghi chú kỹ để người khuân vác cẩn thận hơn nhé!

Thanh lý đồ cũ, không dùng đến

Khi phân loại đóng gói đồ đạc bạn sẽ phát hiện có rất nhiều đồ đạc mà công ty không sử dụng đến và nó đã cũ. Với những đồ đạc này bạn có thể xem xét thanh lý đi để đỡ chiếm diện tích không gian văn phòng, tiết kiệm chi phí vận chuyển đồng thời có thêm một khoản chi phí.

Dọn dẹp lại văn phòng cũ

Sau khi đã đóng gói đồ đạc xong, mọi người trong công ty cần dọn dẹp lại văn phòng cũ cho sạch sẽ. Bạn nên phân công nhân viên thực hiện theo từng phòng ban, cần dọn dẹp, lau chùi mọi thứ sạch sẽ và cuối cùng gom rác và vứt rác đúng nơi quy định.

Xử lý đồ đạc, tài liệu giá trị

Vận chuyển đồ đến văn phòng mới

Đối với các đồ đạc, máy móc cần yêu cầu kỹ thuật chuyên môn bạn hãy thuê dịch vụ hỗ trợ để đảm bảo đồ đạc an toàn, không bị hỏng khi tháo lắp và vận chuyển.

Đối với giấy tờ, hồ sơ quan trọng của công ty, bạn hãy tự đóng gói ở một thùng riêng và vận chuyển đi. Tài sản cá nhân có giá trị của nhân viên như laptop cá nhân hãy khuyến nghị mọi người tự mang đến văn phòng mới nhé!

Như vậy chuyên mục Tổng hợp Iti.vn đã chia sẻ đến bạn các kinh nghiệm chuyển văn phòng hữu ích. Chúc các bạn chuyển văn phòng nhanh chóng và an toàn.