Cách phân công nhiệm vụ khi tự chuyển văn phòng

Tự chuyển văn phòng mà không thuê dịch vụ là một thử thách đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có nhiều đồ đạc. Khi tự chuyển văn phòng bạn cần phải lập một bản kế hoạch chi tiết để quá trình vận chuyển diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.

Một yếu tố cực kỳ quan trọng trong bản kế hoạch chuyển văn phòng là phân công nhiệm vụ cho các nhân viên trong công ty. Bạn cần biết cách sắp xếp và phân công sao cho hợp lý đảm bảo tận dụng tối đa nguồn nhân lực để công việc đạt được hiệu quả tốt nhất.

Xem thêm:

Vậy phân công công việc cho nhân viên như thế nào để đảm bảo hiệu quả? Bài viết dưới đây Iti.vn sẽ chia sẻ đến bạn chi tiết vấn đề này, cùng tham khảo nhé!

Lập kế hoạch chuyển văn phòng

Đầu tiên bạn cần lập kế hoạch chuyển văn phòng, thống kê chi tiết các công việc cần thực hiện như:

Mua thùng carton, băng dính,… để đóng gói đồ
Tháo dỡ đồ đạc
Đóng gói đồ đạc
Khuân vác, vận chuyển đồ đạc
Lắp đặt đồ ở văn phòng mới
Dọn dẹp, vệ sinh văn phòng

Khi bạn liệt kê chi tiết các công việc nó sẽ giúp bạn tính toán và phân công công việc cho nhân viên một cách hợp lý và hiệu quả hơn. Tiếp theo bạn cần tổ chức một cuộc họp với các phòng ban và nhân viên trong công ty để bố trí nhân sự.

Phân công việc cho từng nhân viên

Bộ phận nhân sự là nơi nắm rõ nhất số lượng nhân viên của công ty, do đó bạn hãy để bộ phận nhân sự thực hiện việc lập danh sách và phân công công việc cho từng người rồi bạn duyệt lại.

Tùy theo sức khỏe, giới tính mà chúng ta cần có sự phân công phù hợp:

Nhân viên nữ có tính cẩn thận, tỉ mỉ nên bạn có thể phân công họ thực hiện các công việc như bọc lót, đóng gói tài liệu và các vận dụng nhỏ hoặc lập danh sách, thống kê đồ đạc.
Nhân viên nam có sức khỏe tốt và thường mạnh về kỹ thuật nên có thể phân công tháo dỡ đồ đạc, vận chuyển các đồ cồng kềnh như bàn ghế, máy tính, sofa,….

Chuẩn bị vật liệu đóng gói

Chuẩn bị thùng carton đóng gói

Khi chuyển văn phòng, những vật dụng dùng để tháo lắp, đóng gói đồ đạc, thiết bị là không thể thiếu được. Các vật dụng cần thiết như: kìm, tua vít, dao kéo, giấy note, bút lông, băng dính, thùng carton, màng PE,….

Tốt nhất bạn nên phân công cho bộ phận hành chính, nhân sự quản lý việc thu mua và phân phát các vật dụng này cho từng nhân viên để đóng gói đồ đạc cá nhân và đồ dùng chung của phòng.

Bạn nên lập danh sách các vật dụng tháo lắp, đóng gói cần dùng để mua đầy đủ và tránh được tình trạng bị thiếu hay thừa gây lãng phí.

Hướng dẫn tự đóng gói đồ đạc

Tự đóng gói đồ

Bạn cũng cần hướng dẫn nhân viên cách đóng gói và sắp xếp đồ đạc cho phù hợp tránh bị lộn xộn gây thất lạc và mất mát tài sản.

Mỗi người sẽ tự đóng gói đồ đạc cá nhân của mình vào hộp riêng, đánh số và ghi tên, phòng ban rõ ràng để thuận tiện cho quá trình sắp xếp và không bị nhầm lẫn, thất lạc.

Các tài liệu hóa đơn, sổ sách, hợp đồng quan trọng của công ty bạn nên giao cho 1 hoặc 1 số nhân viên chịu trách nhiệm đóng gói và vận chuyển đảm bảo an toàn cho tài liệu.

Những đồ vật dễ vỡ như đồ sứ, thủy tinh, thiết bị điện tử cần được đóng gói, bọc lót cẩn thận. Hơn nữa ngoài thùng bạn cần ghi chú để chú ý trong quá trình vận chuyển.

Phân công nhân viên giám sát quá trình vận chuyển

Bạn cần phải phân công một người chịu trách nhiệm chính giám sát, hướng dẫn quá trình vận chuyển. Tốt nhất nên chọn nhân viên có kinh nghiệm đóng gói, vận chuyển đồ đạc, có tinh thần trách nhiệm cao. Từ đó có thể hướng dẫn, giám sát giúp mọi người thực hiện công việc vận chuyển hiệu quả hơn.

Dọn dẹp văn phòng cũ

Vệ sinh van phòng cũ

Khi chuyển văn phòng bạn không chỉ cần quan tâm đến văn phòng mới mà cũng phải có trách nhiệm dọn dẹp và hoàn trả mặt bằng văn phòng cho tòa nhà hoặc chủ cho thuê.

Do đó bạn cần phải phân công một số nhân viên ở lại dọn dẹp và vệ sinh văn phòng cũ. Bởi vì khi đóng gói vận chuyển, văn phòng cũ sẽ có nhiều rác, vật dụng đóng gói còn thừa khiến cho căn phòng bề bộn.

Trên đây Iti.vn đã chia sẻ đến các bạn những thông tin chi tiết về việc phân công nhiệm vụ cho nhân viên khi tự chuyển văn phòng. Hy vọng với những thông tin chia sẻ này bạn sẽ biết cách phân công và sử dụng tốt nhất nguồn nhân lực của công ty.

Nguồn: https://itvietnam.info/tong-hop